Attest

När man pratar om attest syftar man ofta på att attestera fakturor. Dock betyder ordet attest att skriftligen intyga riktigheten i ett dokument. När man attesterar fakturor godkänns fakturorna och den som attesterar intygar också att varan/tjänsten är korrekt levererad.

Att granska och betala föreningens fakturor är en central del i styrelsens uppdrag. Själva betalningen görs ofta av en ekonomisk förvaltare eller en redovisningsbyrå, eller av föreningens kassör om man sköter ekonomin själv. Men hur granskningen går till ska regleras i föreningens attestregler.

Bakgrunden är att hela styrelsen ansvarar för de utbetalningar som görs. Alltså skulle alla fakturor kunna hanteras på styrelsemötena. Men det är en osmidig hantering, och skulle kräva att styrelsen träffades ganska ofta pga fakturornas förfallodagar. Därför har man istället attestregler som brukar fastställas vid styrelsens konstutuerande sammanträde direkt efter årsstämman.

Utgångspunkten bör alltid vara att två personer tillsammans ska godkänna och attestera alla fakturor. Dels för att undanröja misstankar om oegentligheter, och dels för att minska risken att felaktiga eller tveksamma fakturor (”bluffakturor”) godkänns.

Det allra vanligaste är att attesträtten läggs på ordföranden, tillsammans med en ledamot, t ex kassören, om sådan finns. Eller ordföranden och ytterligare en ledamot, vilken som helst.

Men det är viktigt att den eller de som attesterar är insatta och förstår vad fakturorna avser. Har man t ex haft entreprenörer som gjort ett arbete måste den som granskar fakturorna känna till vad som levererats eller vad som utförts. Om det är så att den som beställt ett arbete inte har attesträtt, bör denne alltså också kontrollera fakturan, s.k. sakgranskning.

Grunden är alltså att två personer tillsammans attesterar alla fakturor. Men sen brukar man av praktiska skäl göra undantag. I större föreningar med många fakturor är det t ex vanligt att ordföranden, eller den fakturaansvarige, ensam får attestera småfakturor upp till en visst gräns, t ex 5.000 kr.

Och i större föreningar där man har en anställd vicevärd är det vanligt att attesträtten överlåts till denne, t ex att han/hon ensam får attestera fakturor upp till ett viss angivet belopp. Man kan också bestämma att vissa typer av fakturor får undantas och hanteras speciellt, t ex regelbundna fakturor för värme, vatten, el och räntor. (Anledningen är att sådana fakturor grundas på fasta avgifter och avtal, och skulle något bli fel kan man alltid få det korrigerat, även lång tid efteråt.)

Dock ska man aldrig överlåta attesträtten till sin ekonomiske förvaltare eller redovisningsbyrå, då man där sällan har direkt kunskap om vad som gjorts eller levererats till föreningen. Undantag möjligtvis för räntefakturor och konsumtionsavgifter enligt ovan (värme, vatten el, etc.).

Ett specialfall är kontantutlägg eller utbetalningar till styrelseledamöterna själva, sådana utbetalningar får aldrig attesteras av den berörda ledamoten själv.

Attestreglerna är alltså en del av styrelsens interna kontrollsystem, och brukar som sagt beslutas om på det konstituerande styrelsemötet. Men hela styrelsen bör ha insyn i vilka utbetalningar som görs. Anledningen är ju att hela styrelsen har ett gemensamt ansvar. Ett vanligt sätt är genom en attestlista, där den ekonomiansvarige inför varje styrelsemöte redovisar samtliga utbetalningar/fakturor som gått till betalning. Attestlistan diskuteras på styrelsemötet, och därefter “godkänns” den. Eller också har man någon anmärkning, och då får det försöka rättas till i efterhand.